Giấy mờ, phim thất lạc, đĩa hỏng — chuyện xảy ra thường xuyên hơn ta tưởng.
Với bệnh lâu dài, hồ sơ phải dùng được trong nhiều năm.
Vì sao nên số hoá
- Mang theo được mọi lúc trong điện thoại.
- Gửi đi nhanh khi cần xin ý kiến.
- Không mất khi bản giấy hỏng.
- Dễ tìm lại khi cần.
- Chia sẻ được với bác sĩ ở xa.
- Người nhà truy cập được khi bạn không tự làm được.
Cách quét tài liệu giấy
- Dùng ứng dụng quét trên điện thoại.
- Chụp thẳng, đủ sáng, không bóng.
- Kiểm tra chữ đọc được rõ.
- Quét cả mặt sau nếu có nội dung.
- Gộp nhiều trang thành một file theo từng tài liệu.
- Đừng để mỗi trang một file rời rạc.
Về phim chẩn đoán hình ảnh
- Xin bản số từ cơ sở, đừng chụp lại màn hình.
- Chép từ đĩa vào máy tính ngay khi nhận.
- Đĩa dễ xước và hỏng theo thời gian.
- Kiểm tra mở được sau khi chép.
- Giữ nguyên cấu trúc thư mục gốc.
- Lưu kèm báo cáo đọc phim.
Đặt tên file
- Bắt đầu bằng ngày theo định dạng năm-tháng-ngày.
- Tiếp theo là loại tài liệu.
- Cuối cùng là nơi thực hiện.
- Cách này giúp file tự sắp theo thời gian.
- Đặt tên thống nhất cho toàn bộ.
- Không dùng tên kiểu "hồ sơ 1", "hồ sơ mới".
Cấu trúc thư mục
- Một thư mục gốc cho toàn bộ hồ sơ y tế.
- Thư mục con theo loại — xét nghiệm, hình ảnh, bệnh án, đơn thuốc.
- Hoặc theo năm nếu hồ sơ nhiều.
- Một file mục lục ở thư mục gốc.
- Giữ cấu trúc đơn giản, dễ hiểu.
Sao lưu ở hai nơi
- Một bản trong điện thoại hoặc máy tính.
- Một bản ở nơi khác — ổ cứng rời hoặc nơi lưu trữ riêng.
- Không để cả hai bản trong cùng một thiết bị.
- Kiểm tra bản sao lưu mở được.
- Cập nhật sao lưu sau mỗi lần thêm tài liệu.
Định dạng file nên dùng
- Tài liệu giấy quét ra dạng file mở được ở mọi máy.
- Tránh định dạng chỉ mở được bằng một phần mềm riêng.
- Phim giữ nguyên định dạng gốc từ cơ sở.
- Kèm theo phần mềm xem nếu đĩa có sẵn.
- Kiểm tra mở được trên máy khác trước khi tin.
- File không mở được lúc cần là mất công vô ích.
Bảo mật
- Đây là thông tin riêng tư của bạn.
- Đặt mật khẩu cho thiết bị lưu trữ.
- Không chia sẻ đường dẫn công khai.
- Cẩn thận khi gửi qua ứng dụng nhắn tin.
- Không lưu ở nơi bạn không kiểm soát được.
- Xoá khỏi máy công cộng sau khi dùng.
Kiểm tra chất lượng bản quét
- Mở lại trên màn hình lớn xem chữ có rõ không.
- Chú ý các con số, dễ mờ nhất.
- Quét lại trang nào không đọc được.
- Bản quét mờ gửi đi cũng vô dụng.
Người nhà cần truy cập được
- Ít nhất một người biết cách mở hồ sơ.
- Nói cho họ biết chỗ lưu.
- Hướng dẫn cách tìm tài liệu cần.
- Hữu ích khi bạn quá mệt hoặc phải cấp cứu.
- Cân nhắc kỹ ai được biết mật khẩu.
Ghi chú kèm từng tài liệu
- Thêm một dòng ghi tài liệu đó nói gì.
- Ghi bằng lời của bạn cho dễ nhớ.
- Lưu thành file ghi chú riêng, không viết lên bản gốc.
- Vài năm sau đọc lại vẫn hiểu ngay.
Giữ bản giấy thế nào
- Số hoá không thay thế hoàn toàn bản giấy.
- Nhiều thủ tục vẫn cần bản có dấu.
- Giữ nơi khô ráo, tránh nắng.
- Dùng bìa nhựa cho tài liệu quan trọng.
- Không gấp phim và ảnh chụp.
- Không viết lên bản gốc.
Khi thay điện thoại hoặc máy tính
- Chuyển toàn bộ hồ sơ sang thiết bị mới ngay.
- Kiểm tra mở được trước khi bỏ thiết bị cũ.
- Xoá sạch dữ liệu trên thiết bị cũ trước khi cho đi.
- Cập nhật lại nơi sao lưu.
Làm bảng theo dõi chỉ số
- Chọn vài chỉ số bác sĩ dặn theo dõi.
- Lập bảng ghi theo thời gian.
- Ghi cả bối cảnh — trước hay sau điều trị.
- Xu hướng dễ thấy hơn nhiều so với đọc từng tờ.
- Mang cho bác sĩ xem.
Mang theo khi đi xa
- Lưu bản số trong điện thoại để truy cập ngoại tuyến.
- In một bộ rút gọn mang theo.
- Bộ rút gọn gồm tóm tắt, thuốc, dị ứng, kết quả gần nhất.
- Toàn bộ hồ sơ để dạng số, không mang cả tập giấy.
- Người đi cùng cũng có một bản.
Rà lại định kỳ
- Mỗi sáu tháng xem lại toàn bộ.
- Bổ sung tài liệu mới.
- Cập nhật trang tóm tắt.
- Kiểm tra file cũ còn mở được không.
- Kiểm tra bản sao lưu còn hoạt động.
Điều đáng nhớ
Ba ý:
- Chép phim từ đĩa vào máy ngay khi nhận — đĩa hỏng theo thời gian.
- Đặt tên file bắt đầu bằng ngày để tự sắp theo thời gian.
- Sao lưu ở hai nơi khác nhau và cho một người nhà biết cách mở.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao nên số hoá hồ sơ bệnh án?
Vì giấy dễ mờ, rách, thất lạc, còn bản số mang theo được mọi lúc, gửi đi nhanh và không mất khi hồ sơ giấy hỏng.
Nên lưu ở đâu?
Nên lưu ít nhất hai nơi khác nhau, ví dụ trong điện thoại và một nơi lưu trữ riêng, để không mất khi hỏng một thiết bị.
Đặt tên file thế nào cho dễ tìm?
Nên đặt theo định dạng ngày tháng rồi tới loại tài liệu và nơi thực hiện, để sắp xếp tự động theo thời gian.
Lưu hồ sơ trên mạng có an toàn không?
Cần cân nhắc vì đây là thông tin riêng tư, nên dùng tài khoản có bảo mật tốt, không chia sẻ đường dẫn công khai và không lưu ở nơi không kiểm soát được.