Dịch thuật và công chứng hồ sơ y tế

Hồ sơ y tế là căn cứ để bác sĩ ra quyết định.

Một thuật ngữ dịch sai có thể đổi cả nhận định.

Hỏi trước cần dịch gì

• Không phải lúc nào cũng cần dịch toàn bộ.
• Nhiều nơi chỉ cần tóm tắt và các báo cáo chính.
• Hỏi cơ sở tiếp nhận danh sách cụ thể.
• Hỏi họ chấp nhận ngôn ngữ nào.
• Hỏi có yêu cầu đơn vị dịch được công nhận không.
• Hỏi trước tiết kiệm được khoản không nhỏ.

Chọn người dịch

• Ưu tiên người có nền y khoa.
• Hoặc đơn vị chuyên dịch tài liệu y tế.
• Hỏi họ đã dịch loại tài liệu này chưa.
• Xin xem một bản mẫu.
• Người dịch giỏi ngoại ngữ chung chưa chắc dịch đúng thuật ngữ y khoa.
• Không dùng phần mềm dịch cho bản chính thức.

Những thứ không được dịch

• Tên hoạt chất của thuốc — giữ nguyên tên gốc.
• Đơn vị đo của kết quả xét nghiệm.
• Mã phân loại bệnh nếu có.
• Tên riêng của cơ sở và bác sĩ.
• Dịch những thứ này gây nhầm lẫn nghiêm trọng.

Những thứ phải giữ nguyên định dạng

• Ngày tháng — ghi rõ theo định dạng nào.
• Khoảng tham chiếu in trên phiếu xét nghiệm.
• Số liệu, không tự quy đổi.
• Cấu trúc bảng biểu.
• Bác sĩ cần đọc được đúng như bản gốc.

Luôn gửi kèm bản gốc

• Bản dịch đi kèm bản gốc, không thay thế.
• Bác sĩ có thể đối chiếu khi nghi ngờ.
• Phim và hình ảnh gửi bản gốc dạng số.
• Giữ bản gốc giấy cho mình.
• Đánh số trang để dễ đối chiếu.

Kiểm tra bản dịch

• Đọc lại phần bạn hiểu được.
• Kiểm tra tên bạn viết đúng như hộ chiếu.
• Kiểm tra ngày tháng không bị đảo.
• Kiểm tra số liệu không bị sai.
• Nhờ bác sĩ trong nước liếc qua nếu được.
• Phát hiện lỗi sớm rẻ hơn nhiều so với sửa sau.

Công chứng bản dịch

• Công chứng xác nhận bản dịch khớp bản gốc.
• Không phải tài liệu nào cũng cần.
• Hỏi rõ cơ sở nước ngoài có yêu cầu không.
• Thường cần với giấy tờ pháp lý hơn là hồ sơ y tế.
• Mang bản gốc khi đi công chứng.

Hợp pháp hoá lãnh sự

• Là bước xác nhận giấy tờ để dùng ở nước ngoài.
• Thủ tục nhiều bước và mất thời gian.
• Chỉ làm khi thật sự được yêu cầu.
• Hỏi cơ quan đại diện ngoại giao về quy trình.
• Bắt đầu sớm, có thể mất vài tuần.
• Hỏi có miễn trừ cho trường hợp y tế khẩn không.

Thứ tự nên làm

• Xin hồ sơ gốc trước.
• Hỏi cơ sở nước ngoài cần dịch gì.
• Dịch phần được yêu cầu.
• Kiểm tra bản dịch rồi mới công chứng.
• Làm ngược thứ tự là phải làm lại từ đầu.

Chi phí

• Tính theo trang hoặc theo số chữ.
• Hỏi báo giá trước khi giao tài liệu.
• Hỏi phí công chứng riêng.
• Hỏi phí làm gấp nếu cần.
• Dịch chọn lọc rẻ hơn dịch tất cả.

Thời gian

• Hỏi thời gian hoàn thành trước khi giao.
• Cộng thêm thời gian cho việc kiểm tra và sửa.
• Cộng thêm thời gian công chứng nếu cần.
• Đừng để việc dịch làm lỡ lịch hẹn đã đặt.
• Bắt đầu ngay khi có lịch hẹn.

Khi cơ sở nước ngoài dùng mẫu riêng

• Nhiều nơi có biểu mẫu tóm tắt riêng cần điền.
• Xin mẫu sớm để bác sĩ trong nước điền giúp.
• Điền đầy đủ, không bỏ trống mục nào.
• Hỏi ai được phép ký xác nhận.
• Nộp kèm hồ sơ gốc, không thay thế.

Lưu bản dịch để dùng lại

• Lưu cả file và bản in.
• Dùng lại được cho lần khám sau.
• Chỉ cần dịch bổ sung phần mới phát sinh.
• Giữ tên file có ghi ngày.
• Cập nhật sau mỗi đợt điều trị.

Khi nhận lại tài liệu đã dịch

• Đếm đủ số trang so với bản gốc.
• Kiểm tra có trang nào bị bỏ sót không.
• Kiểm tra chữ ký và dấu của đơn vị dịch.
• Yêu cầu sửa ngay nếu phát hiện sai.
• Nhận file mềm để dùng lại về sau.
• Ký nhận và giữ biên lai.

Bảo mật khi dịch

• Hồ sơ y tế là thông tin riêng tư.
• Chọn đơn vị có cam kết bảo mật.
• Hỏi họ lưu và huỷ tài liệu thế nào.
• Không gửi hồ sơ qua kênh công khai.
• Che thông tin không cần thiết nếu có thể.

Điều đáng nhớ

Ba ý:

1. Hỏi cơ sở tiếp nhận cần dịch những gì — thường không cần dịch tất cả.
2. Giữ nguyên tên hoạt chất, đơn vị đo và số liệu, không quy đổi.
3. Luôn gửi bản dịch kèm bản gốc để bác sĩ đối chiếu được.

Câu hỏi thường gặp